Samenwerken met een Virtual Business Support Manager, hoe bereid je je voor?
Het komt steeds vaker voor, ondernemers die samenwerken met een Virtual Business Support Manager. En de kans is best aanwezig dat jij je ook afgevraagd hebt of het iets voor jou zou kunnen zijn. Of misschien heb je al besloten om een grote stap te willen zetten in de richting van meer efficiëntie en productiviteit door samen te werken met een Virtual Business Support Manager. Je krijgt het namelijk steeds drukker en je kan wel wat extra hulp gebruiken, maar je bent nog niet op het punt om een vaste medewerker aan te nemen.
Als je je afvraagt hoe je je het beste kunt voorbereiden op deze samenwerking, lees dan verder. In deze blog probeer ik uit te leggen hoe je dat kan doen om er zo voor te zorgen dat jouw Virtual Business Support Manager avontuur vlot verloopt.
Wat zijn je doelen?
Voordat je op zoek gaat naar je ideale Virtual Business Support Manager, is het heel erg belangrijk om je doelen en behoeften duidelijk te definiëren. Wat zijn de taken die je wilt uitbesteden? Hoeveel uur per week denk je hulp nodig te hebben? Wil je meer tijd hebben voor strategische beslissingen? Of heb je gewoon behoefte aan een beetje ademruimte? Door duidelijke doelen te stellen, kun je de perfecte match vinden voor je Virtual Business Support Manager.
Hoe kom je eigenlijk tot de antwoorden op deze vragen? Ik help je even op weg.
Om een goed overzicht te krijgen, is het goed om je eigen werkzaamheden op te schrijven gedurende een paar weken. Notitieboekje in de hand en ga ervoor. Noteer bijvoorbeeld: Wat doe je eigenlijk op een dag? Hoeveel tijd besteed je per week aan elke taak? En vergeet niet op te schrijven van welke werkzaamheden je energie krijgt, en welke die kostbare energie juist op slurpen?
Selecteer de juiste Virtual Business Support Manager
Wanneer je een Virtual Business Support Manager zoekt, is het van cruciaal belang om iemand te vinden die past bij je bedrijfscultuur en behoeften. Doe je huiswerk en vraag je af, welke belangrijke eigenschappen moet de persoon waarmee je gaat samenwerken hebben? Wat vind jij belangrijk in een samenwerking, en volgens welke normen en waarden werk je zelf?
Ga in gesprek met potentiële Virtual Business Support Managers. Vraag naar hun vaardigheden, ervaring en beschikbaarheid. Maar maak vooral ook jouw wensen en verwachtingen kenbaar. Het draait niet alleen om het inhuren van een Virtual Business Support Manager, maar vooral ook om het vinden van de juiste partner om mee samen te werken, en dit geldt voor beide partijen.
Neem de tijd
Net als een nieuwe medewerker die je aanneemt op kantoor, moet je jouw Virtual Business Support Manager ook inwerken. De veronderstelling dat je taken zomaar over de schutting kunt ‘gooien’ en dat het dan ook allemaal goed gaat, gaat hier niet op. Investeer tijd in je Virtual Business Support Manager en leer elkaar kennen. Je gaat snel de voordelen ervaren; je Virtual Business Support Manager weet precies wat ze voor je moet doen en kan snel aan het werk, waardoor jij meer tijd overhoudt.
Communicatie
Een goede communicatie is de hoeksteen van een succesvolle samenwerking met je
Virtual Business Support Manager. Zorg voor duidelijke verwachtingen en richtlijnen. Leg uit welke taken prioriteit hebben en welke niet. Op welke manier wil jij graag communiceren? Bellen, mailen, WhatsApp of misschien wel op vaste momenten via Zoom of Teams? Wees niet bang om vragen te stellen of feedback te geven. Open en eerlijke communicatie is de sleutel tot succes!
Deel je kennis
Niemand kent je bedrijf zo goed als jij dat doet. Zorg ervoor dat je jouw Virtual Business Support Manager voorziet van alle benodigde informatie. Maak bijvoorbeeld handleidingen, richtlijnen of video's om te helpen bij het begrijpen van je bedrijf en processen. Hoe beter je Virtual Business Support Manager jouw bedrijf begrijpt, hoe effectiever en beter de werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden.
Wees flexibel
Flexibiliteit is de naam van het spel als het gaat om samenwerken met een Virtual Business Support Manager. Je zult merken dat jouw Virtual Business Support Manager mogelijkheden heeft die je nog niet had overwogen. Sta open voor nieuwe ideeën en benut de creativiteit van jouw Virtual Business Support Manager. Samenwerken is tweerichtingsverkeer en de beste resultaten komen vaak voort uit wederzijdse samenwerking.
Geef vertrouwen en ruimte
Het inhuren van een Virtual Business Support Manager betekent dat je de controle deels uit handen geeft. Vertrouw erop dat jouw Virtual Business Support Manager zijn of haar werk goed zal doen. Geef de ruimte om taken zelfstandig uit te voeren. Als je voortdurend aan het micro-managen bent, kan dit de effectiviteit van de samenwerking verminderen en uiteindelijk laten mislukken.
Evalueren en aanpassen
Evalueer regelmatig de samenwerking met je Virtual Business Support Manager. Bespreek wat goed gaat en wat verbeterd kan worden. Pas de werkwijze aan als dat nodig is. Dit helpt om de samenwerking steeds beter te maken.
Uitbesteden aan een Virtual Business Support Manager eng?
Misschien heb je alles in kaart gebracht, maar vind je het toch nog eng om zomaar taken over te dragen aan een ander. Loslaten is voor veel ondernemers een 'dingetje'. Want wie kan het nou beter dan jij? Begin daarom bijvoorbeeld met iets kleins om af te tasten. Dat kan een eenmalige taak zijn of een hele simpele taak die niet veel tijd kost. Als dat goed gaat en goed voelt dan groeit het vertrouwen en kan je steeds meer gaan uitbesteden. Het hoeft niet allemaal in een keer, dat is het voordeel van een Virtual Business Support Manager, die geven heel veel flexibiliteit en denken daar graag in mee.
Met de juiste voorbereiding en de juiste instelling kun je een geweldige werkrelatie opbouwen. Denk aan je doelen, communiceer effectief, wees flexibel en bovenal, geniet van de voordelen van meer vrije tijd en een efficiëntere workflow.
Dus, waar wacht je nog op? 🚀✨
Nieuwsgierig naar de vele manieren waarop een Virtual Business Support Manager jou als startup-eigenaar, zzp’er of manager binnen een grotere onderneming kan ondersteunen? Neem dan een kijkje in mijn blog 'De rol van een Virtual Business Support Manager'. Hier leg ik de veelzijdigheid van een Virtual Business Support Manager uit en welke type werkzaamheden moeiteloos van je over genomen kunnen worden.
En als je nog niet helemaal op de hoogte bent van de voordelen van samenwerken met een Virtual Business Support Manager, lees dan eerst mijn blog ‘Waarom samenwerken met een Virtual Business Support Manager?’. Ontdek hoe deze samenwerking jou kan helpen om efficiënter te werken en meer focus te leggen op wat écht belangrijk is voor jouw onderneming.
Interesse in mijn diensten? vul dan dit formulier in en ik zal binnen 48 uur contact met je opnemen.
Tot binnenkort!
Hey hoi!
Ik ben Wanda Smit, Business Support Manager, en de drijvende kracht achter NextLevel byWanda.
Van nature ben ik een echte creatieve duizendpoot met een flinke dosis organisatie skills. Ik ondersteun ondernemers op het gebied van business, (online) marketing, office management en human resources. Je allround helpende hand op afstand.
Als spin in het web heb ik overzicht en zorg ik ervoor dat werkzaamheden effectief worden gedaan. Ik ben creatief in het bedenken van oplossingen en zorg voor rust en structuur. Wil je ontdekken hoe ik jouw onderneming kan ondersteunen? Neem dan een kijkje op mijn website, NextLevel byWanda, of volg me op LinkedIn en Facebook voor inspiratie en inzichten.
